Zatrudnienie pracownika wiąże się nie tylko z podpisaniem umowy o pracę i zgłoszeniem go do ZUS. Każdy pracodawca ma również obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz odpowiednich rozporządzeń dotyczących dokumentacji pracowniczej.
Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie zatrudniających pierwszych pracowników, prowadzenie akt osobowych wydaje się skomplikowane. W praktyce jednak wystarczy wiedzieć, jakie dokumenty należy gromadzić, jak je uporządkować oraz jak długo przechowywać.
W tym artykule wyjaśniam, czym są akta osobowe, co powinny zawierać oraz jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy.
Czym są akta osobowe?
Akta osobowe to uporządkowany zbiór dokumentów dotyczących pracownika od momentu ubiegania się o zatrudnienie aż do zakończenia stosunku pracy. Ich prowadzenie jest obowiązkiem każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę.
Dokumentacja kadrowa ma ogromne znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy sporu sądowego stanowi podstawowy dowód prawidłowego przebiegu zatrudnienia.
Jakie części obejmują akta osobowe?
Obowiązujące przepisy przewidują podział akt osobowych na pięć części oznaczonych literami A, B, C, D oraz E. Taki układ ułatwia odnalezienie dokumentów i pozwala zachować porządek przez cały okres zatrudnienia.
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
To dokumenty gromadzone jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Mogą się tutaj znaleźć między innymi:
- kwestionariusz osobowy kandydata,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- świadectwa pracy od poprzednich pracodawców (jeżeli są wymagane),
- orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy.
Przykład: Pani Anna zatrudnia pracownika biurowego. Przed podpisaniem umowy otrzymuje od niego kwestionariusz osobowy oraz świadectwa ukończenia kursów księgowych. Dokumenty te trafiają do części A akt osobowych.
Część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia
Jest to najobszerniejsza część akt osobowych. Trafiają tu dokumenty związane z trwającym zatrudnieniem, takie jak:
- umowa o pracę,
- zakres obowiązków,
- potwierdzenie zapoznania z regulaminami obowiązującymi w firmie,
- potwierdzenie odbycia szkolenia BHP,
- informacje o warunkach zatrudnienia,
- wnioski urlopowe (jeżeli pracodawca przechowuje je w aktach),
- dokumenty dotyczące zmian warunków zatrudnienia, np. aneksy do umowy.
Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia
Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy należy zgromadzić dokumenty związane z zakończeniem współpracy, m.in.:
- wypowiedzenie umowy,
- porozumienie stron,
- oświadczenia dotyczące rozwiązania stosunku pracy,
- kopię wydanego świadectwa pracy.
Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej
Do tej części trafiają dokumenty związane z karami porządkowymi, jeżeli zostały nałożone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
W wielu firmach część D pozostaje pusta przez cały okres zatrudnienia pracownika i jest to całkowicie normalna sytuacja.
Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu
Jeżeli pracodawca prowadzi takie kontrole zgodnie z obowiązującymi przepisami, odpowiednia dokumentacja powinna zostać umieszczona właśnie w tej części akt osobowych.
Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?
Tak. Obecnie przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczne akta osobowe, ponieważ ułatwiają one przechowywanie dokumentów, ich wyszukiwanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem.
Niezależnie od wybranej formy dokumentacja musi być kompletna, uporządkowana i odpowiednio zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz obowiązujących przepisów.
Dla pracowników zatrudnionych zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami dokumentację pracowniczą przechowuje się zasadniczo przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W niektórych przypadkach, wynikających z przepisów przejściowych, okres ten może być dłuższy.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
Podczas prowadzenia dokumentacji kadrowej najczęściej spotykam się z następującymi błędami:
- brak wymaganych dokumentów w aktach osobowych,
- przechowywanie dokumentów w niewłaściwych częściach,
- brak aktualizacji dokumentów po zmianie warunków zatrudnienia,
- niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych,
- zbyt długie lub zbyt krótkie przechowywanie dokumentacji,
- korzystanie z nieaktualnych formularzy.
Choć pozornie są to drobne niedopatrzenia, podczas kontroli mogą skutkować koniecznością uzupełnienia dokumentacji, a w niektórych przypadkach także odpowiedzialnością pracodawcy.
Dlaczego warto zadbać o porządek w dokumentacji kadrowej?
Kompletna dokumentacja to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów. To również wygoda i bezpieczeństwo przedsiębiorcy. Dzięki uporządkowanym aktom osobowym łatwiej przygotować dokumenty podczas kontroli, szybko odnaleźć potrzebne informacje czy prawidłowo zakończyć stosunek pracy.
Jeżeli zatrudniasz pracowników lub planujesz pierwsze zatrudnienie, warto od początku prowadzić dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pozwoli Ci to uniknąć wielu problemów w przyszłości i skupić się na rozwoju swojej firmy.
Jeżeli masz wątpliwości dotyczące prowadzenia akt osobowych lub potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac, skontaktuj się ze mną. Pomagam przedsiębiorcom uporządkować dokumentację pracowniczą i zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami.
