Od 18 października 2026 roku zmieniają się zasady wystawiania orzeczeń medycyny pracy. Papierowe dokumenty odchodzą na dalszy plan, a orzeczenia dotyczące badań pracowników będą wystawiane elektronicznie i zapisywane w systemie e-zdrowia.
To ważna zmiana zarówno dla pracowników, jak i pracodawców oraz działów kadrowych. Co dokładnie się zmieni? Czy pracownik nadal będzie musiał dostarczać zaświadczenie do firmy? Co z dotychczasowymi papierowymi orzeczeniami?
Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r.
Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. dotyczącego przeprowadzania badań lekarskich pracowników.
Od 17 kwietnia 2026 roku trwa okres przejściowy, w którym lekarze mogą wystawiać orzeczenia medycyny pracy zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
Okres ten zakończy się 17 października 2026 roku.
Od następnego dnia, czyli 18 października 2026 r., elektroniczne orzeczenia lekarskie staną się obowiązującą formą dokumentacji medycyny pracy.
Zmiana obejmie orzeczenia wydawane po:
badaniach wstępnych,
badaniach okresowych,
badaniach kontrolnych pracowników.
Dokument zostanie zapisany jako element elektronicznej dokumentacji medycznej.
Koniec z dostarczaniem papierowego zaświadczenia do pracodawcy
Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian dla pracowników będzie uproszczenie obiegu dokumentów.
Do tej pory po wykonaniu badań medycyny pracy pracownik często otrzymywał papierowe orzeczenie, które następnie musiał przekazać pracodawcy lub dostarczyć do działu kadr.
Po zmianach cały proces ma odbywać się przede wszystkim elektronicznie.
Placówka medycyny pracy, w której wykonano badanie, będzie mogła przekazać wymagane orzeczenie bezpośrednio pracodawcy. Szczegółowy sposób i termin przekazywania dokumentów powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność upewnienia się, czy dotychczasowe procedury są przygotowane na elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej.
Orzeczenie medycyny pracy będzie dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta
Elektroniczne orzeczenie stanie się częścią dokumentacji medycznej pracownika.
Pracownik będzie mógł mieć do niego dostęp między innymi poprzez Internetowe Konto Pacjenta (IKP).
Nie oznacza to jednak, że osoba bez aktywowanego IKP nie będzie mogła przejść badań lub uzyskać orzeczenia. Internetowe Konto Pacjenta ma przede wszystkim ułatwić dostęp do dokumentów i ograniczyć konieczność przechowywania ich papierowych wersji.
Jakie informacje otrzyma pracodawca?
Cyfryzacja medycyny pracy nie oznacza, że pracodawca uzyska dostęp do całej dokumentacji medycznej zatrudnionej osoby.
Pracodawca otrzyma wyłącznie informacje niezbędne z punktu widzenia możliwości wykonywania pracy na konkretnym stanowisku.
Orzeczenie może wskazywać między innymi, czy pracownik:
jest zdolny do wykonywania pracy,
jest niezdolny do wykonywania pracy,
utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy.
Dokument może również zawierać termin kolejnego badania okresowego pracownika oraz, w określonych przypadkach, zalecenia związane z warunkami wykonywanej pracy, np. dotyczące konieczności zapewnienia okularów lub soczewek korygujących.
Pracodawca nie uzyska natomiast dostępu do wyników badań, informacji o zdiagnozowanych chorobach czy innych szczegółowych danych dotyczących stanu zdrowia pracownika.
Co ze starymi papierowymi orzeczeniami?
Ważna wiadomość dla pracowników i pracodawców: dotychczasowe papierowe orzeczenia medycyny pracy nie tracą automatycznie ważności 18 października 2026 roku.
Jeżeli pracownik posiada aktualne i prawidłowo wystawione orzeczenie, nie musi ponownie wykonywać badań wyłącznie z powodu zmiany przepisów.
Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim sposobu wystawiania nowych dokumentów.
Czy zmienia się zakres badań medycyny pracy?
Nie. Zmiana dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania, przekazywania i przechowywania dokumentacji.
Zakres badań profilaktycznych pracowników oraz sposób oceny przez lekarza zdolności do wykonywania pracy pozostają zasadniczo bez zmian.
Dla pracownika oznacza to więc przede wszystkim mniej papierowych formalności, a dla pracodawców – konieczność dostosowania procedur administracyjnych.
Co powinien zrobić pracodawca przed 18 października 2026 r.?
Przed wejściem nowych zasad warto sprawdzić przede wszystkim:
umowę zawartą z placówką medycyny pracy,
sposób przekazywania elektronicznych orzeczeń,
procedury obowiązujące w dziale kadr,
sposób przechowywania dokumentacji dotyczącej badań profilaktycznych pracowników.
Warto zrobić to odpowiednio wcześniej, aby po 18 października 2026 roku elektroniczny obieg dokumentów przebiegał bez problemów.
Medycyna pracy 2026 – cyfryzacja zamiast papierowych dokumentów
Nowe przepisy to kolejny krok w kierunku cyfryzacji dokumentacji związanej z zatrudnieniem.
Od 18 października 2026 r. orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracowników będą wystawiane elektronicznie. Pracownik zyska łatwiejszy dostęp do dokumentu, a pracodawca otrzyma informacje potrzebne do dopuszczenia zatrudnionej osoby do pracy bez dostępu do jej szczegółowych danych medycznych.
Dla firm oznacza to przede wszystkim konieczność przygotowania się na nowy sposób obiegu dokumentacji.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2026 poz. 456).
.
